El email es una de las herramientas más usadas en las empresas, por esta vía recibes y envías instrucciones, documentos, avisos, etc., te mantienes en contacto con tus clientes y proveedores, es indispensable para estar en comunicación constante.

Este medio lo  utilizas durante gran parte del día, el oficinista promedio pasa 4.1 horas en el email en promedio, eso es un total de 20.5 horas a la semana, lo que representa la mayoría de la jornada laboral, debido a que se pasó tanto tiempo en él, es importante hacer uso correcto de este servicio puede proyectar una imagen profesional.

Es muy común ver correos con errores ortográficos, usando mayúsculas de forma incorrecta , sin título o nombre de la persona a quien va dirigido, por eso te damos estos 7 tips para que puedas mejorar la forma en que envías los correos.

 

Ortografía

Es probablemente el asunto más importante a la hora de redactar emails, revisa los correos que te envían las personas de alto rango de tu empresa y notaras que la mayoría ponen mucha atención en la ortografía y es que un correo con errores ortográficos muestra falta de profesionalismo, no se necesita ser un experto en gramática para hacer buen uso del idioma, los programas que manejan las cuentas de correo como Outlook tienen correctores de  que te ayudaran a revisar tus errores y corregirlos, cuando una persona cuida su ortografía se nota pero cuando no lo hace se nota más.

 

Título del correo

Para que puedan ver tu correo más fácilmente, se especificó con el título, muchas empresas acostumbran enviar emails  con el mismo título todos los días por lo que si tienes un asunto importante y no cambias el asunto del correo no lo van a identificar rápidamente, si vas a usar la palabra URGENTE utilízala solo cuando sea necesario, no seas la típica persona que le pone a todos los correos urgente y quiere ser prioridad siempre.

 

Evita Cadenas

No pongas en copia a los gerentes generales cuando no es un tema urgente, solo copia a la persona que necesitas contactar, no es necesario que copies a todos los empleados de la empresa haciendo largas cadenas innecesarias, se profesional.

 

Firma del correo

¿Te ha pasado que son las 6 pm del viernes y tienes que contactar urgentemente al alguien, buscas su teléfono en su firma del correo y no tiene ningún dato? Esta situación resulta molesta ya que todos deben tener su información completa en su firma de correo y no siempre sucede así, debemos poner nuestros datos completos en nuestro correo para que puedan contactarnos rápidamente por teléfono o celular cuando sea necesario, un correo sin firma da mala imagen.

 

Signos de interrogación y exclamación

Aunque los signos de interrogación y exclamación son parte de la ortografía merecen ser mencionados en un punto aparte, no todas la personas utilizan estos signos correctamente, algunos ponen solo un signo otros no ponen ninguno, la forma adecuada y que hará que tus correos se vean formales es usando los dos signos correctamente. ¡Cuida la atención al detalle!

 

Abreviaciones o tecnicismos

Todos los trabajos utilizan su propio lenguaje técnico, pero no todas las personas dominan este lenguaje, evita incluir tecnicismos o abreviaciones en tus correos, no debemos asumir que todas la personas saben de qué hablamos si no somos específicos.

 

Destinatario

Es importante mencionar a quien dirigimos el mensaje, es algo muy básico que muchos ignoran, pon el nombre de la persona a quien envías el correo para que puedan identificar y contestar más rápidos tus email, de lo contrario corres el riesgo de que tus correos sean ignorados.

 

Recuerda que el email es un reflejo de tu trabajo, si quieres que te vean como profesional actúa como uno, pon atención en los detalles a la hora de redactar tus emails, siempre revisa antes de enviarlos, estos 7 tips harán que tus correos sobresalgan y que seas considerado un Pro.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s